社區管理委員會如何降低社區財務管理軟體的成本

sam

社區管理委員會可要求物業管理公司分擔社區財務管理軟體的費用。

社區管理委員會常常為了經費問題而否決承購社區財務管理軟體，但是某些社區管理委員會自行承購社區財務管理軟體後卻可以在幾年內回本，關鍵就在於是否了解物業管理公司的運作，物業管理公司未配備社區財務管理軟體，社區管理委員會可以要求分攤軟體費用，物業管理公司既使配備社區財務管理軟體其費用也是以套計算，他們未在你們社區使用就可以少付一套費用，社區管理委員會要求分攤軟體費用他們肯定了解支持。社區管理委員會自行承購社區財務管理軟體的好處是社區財務資料不會因為更換物業管理公司而中斷，同時也支援物業管理公司一項社區財務管理的工具，因此可要求回饋，最後加上一點社區管理委員會的堅持，在幾年內回本應無問題。

以上的建議對〔雙子星社區財務管理系統〕非常不利，因為物業管理公司採用雙子星社區財務管理系統並非以套計價，據了解雙子星社區財務管理系統授權物業管理公司使用其軟體的授權費用並不低，授權門檻更高，物業管理公司既已配備該軟體應也具備一定水準，社區管理委員會的堅持想必也是可以有彈性的，回饋頭一年與年年回饋差別就很大了。

DoDo

要談的主題與軟體成本有關連因此回復在 SAM 的主題下。在一個社區網站看到社區管理委員會談論損益表的重要性及與資產負債表的關連性，出發點正確可惜社區網站業者提供的財務管理軟體太過簡陋，社區管理委員會公告的資產負債表居然是不平衡的，資產負債表差一元並不代表其差異是多一元或少一元，因為此一元可能是一百萬零一元與另一筆一百萬元間的差額，懂會計者皆知資產負債表不平衡就無參考價值。社區網站業者為了促銷提供的社區財務管理軟體一定是簡單型式的統計而非正規的以傳票統計，正規的財務管理軟體其資產負債表在產生之後若發現不平衡一定會作提示禁止列印，雙軌對帳的社區財務管理軟體還會將其資料與收費系統自動對帳，但是雙軌對帳通常只見於單機版，因為比對會計系統的資料與收費系統的資料時其資料量非常龐大，透過網路執行非常耗時，業者戲稱你可以去洗個澡再回來看結果。

社區管理委員會欲公告損益表及資產負債表就要先確定管理委員或聘雇的樓管人員有財會背景可以確認損益表及資產負債表的正確性，否則建議公告收支財務報表既可。社區的損益表比公司的損益表要單純，社區損益表的管理費收入總額每個月皆相同是其特色，社區管理委員會可以自行比對看看，社區財務管理軟體若無法符合此特色則其正確性就有疑問。

社區管理委員會喜歡採用大包裝軟體，以為系統規格書有列出來系統就一定做到，事實證明許多與社區財務有關的大包裝軟體其財務報表被有財會背景的財委發現問題後皆會要求轉用專業的社區財務管理軟體，個人的經驗可以提供給委員參考，社區網路的頻寬在短時間內決無法進步到可以應付社區財務管理軟體大量處理資料所需要的速度，透過網路執行者通常會犧牲對帳功能，也就是為了在網路上執行，業者常會將收費資料與財務資料結轉以減低資料量因而犧牲與歷史收費資料的對帳功能，要知道資料是否被結轉可檢查歷史資料，無歷史資料或系統無法還原為上個月(甚至上上個月)狀態者通常代表資料已被結轉。千翔保全早期使用 newcity 社區管理系統，後來與雙子星社區管理系統簽約後，據說曾要求解除雙軌對帳功能減低資料量以便讓該系統透過網路執行但因為破壞系統的特色被拒絕了。社區管理委員會購置軟體前不妨多聽簡報，多作比較。